Перечень документов

Необходимый перечень основных документов при приеме на работу

При устройстве на работу есть перечень обязательных документов, которые необходимы на любом предприятии в независимости от его вида деятельности или целевой направленности. Давайте разберемся с обязательными документами.

Список документов

Итак, на любом предприятии нам понадобится:

  1. Документ, который удостоверяет личность человека (чаще всего паспорт).
  2. Трудовая книжка, которая в случае приема на работу остается у работодателя. Единственным отличием является работа по совместительству, так как в этом случае трудовая книга находится у основного предпринимателя. И даже в случае, если вы захотите занести вашу работу по совместительству в трудовую, это сможет сделать только ваш основной работодатель. Также стоит помнить, что если вы впервые устраиваетесь на работу, трудовую книгу вам заведут прямо на предприятии.
  3. Идентификационный код.
  4. Документ об образовании – данный пункт является обязательным в случае, когда для работы необходимо иметь соответствующую квалификацию, которую могут подтвердить данные документы.
  5. Военный билет, который показывает на какой стадии находится человек, который устраивается на работу (допризывной, призывной, служивший).
  6. Справка из медицинского учреждения – данный документ необходим, если на работе есть некоторые ограничения. То есть, если работа может быть противопоказана определенному типу людей или несовершеннолетним.
  7. Страховой полис – документ является обязательным и необходим к получению.
  8. Справка про освобождение из мест наказания, если такая имеется.
  9. 6 фотографий 3 на 4 – обычно они используются для оформлений личного дела, пропусков и т.д.
  10. Свидетельство о рождении детей, если имеются.
  11. Заявление о приеме на работу, которое пишется прямо на предприятии.
  12. Справка с последнего места работы – данный документ требуется далеко не на всех предприятиях.

Данный список составляет основные документы, которые попросят на любом предприятии.

Также, кроме этого, могут попросить:

  1. Рекомендацию с последнего места работы – некоторые начальники, прежде чем взять к себе нового человека требуют предоставить рекомендации с последнего места работы. Это вполне нормальная практика, которая подразумевает проверку ваших профессиональных и личностных качеств.
  2. На некоторых местах просят список работ, которые были опубликованы. Нельзя сказать, что данный список является приоритетным при выборе сотрудника. Но он точно играет в этом не последнюю роль;

Помните, что далеко не все документы вправе попросить ваш будущий работодатель.

Так, существует перечень документов, которые работодатель требовать не имеет права:

  • документ, который рассказывает о составе семьи;
  • справка о принадлежности к какой-либо национальности;
  • справка о том, имеется и у субъекта жилая площадь;
  • документ, который раскрывает прописка объекта;

Что делать, если работодатель требует предоставить дополнительные документы?

Несомненно, перед тем, как принимать решение следует обдумать, к какой категории относится данный документ.

Если он из раздела необязательных, то вы можете его предоставить, если же из раздела категорических, то как бы ни было сложно отказать, лучше не начинать ваше сотрудничество с данной фирмой на такой ноте. Ведь именно на этом оно может и закончится.

Помните, что отказывать работодателю в каких-либо документах стоит только в самом крайнем случае. В остальных же вариантах стоит подготовить все возможные документы заранее. Ведь, в будущем, это поможет не только сохранить ваше время и деньги, но также покажет вас как целеустремленного и продуманного человека.

Из всего перечня документов, есть только один, который может оформить непосредственно работодатель. Данный документ является трудовой книгой и оформляется только в том случае, если сотрудник устраивается на работу в первый раз и это его первый опыт. В таком случае, в течение недели заполняется трудовая книга, которая будет в дальнейшем находиться в организации до увольнения субъекта.

Прием на работу по совместительству

Чтобы записать подработку в трудовую книгу, необходимо следовать четким инструкциям. Запись должен вносить наниматель с основного места работы, так как именно у него должна хранится трудовая книга. Но, стоит помнить, что запись в трудовую книгу о подработке является необязательной.

Но если вы все же решились на запись работы по совместительству в трудовой книге, то для этого вам понадобится:

  1. Заявление, которое оформляется в вольной форме на начальника отдела кадров или же своего непосредственного нанимателя, с просьбой внести в трудовую книгу запись о подработке.
  2. Документ, который подтверждает факт принятия вас на работу. Если смотреть пункт 3.1, то таким документом может быть приказ о приеме вас на работу или же справка из места работы.

Каждый из этих документов должен иметь свои особенности:

  1. Справка должна содержать название, подразделения, а также должность сотрудника, дату приема и реквизиты документа о приеме на работу
  2. Копия должна быть подтверждена специальным штампом, должностью, фамилией и подписью кадрового работника, который заверяет документ. Также, должна быть дата и печать отдела кадров. Только после всех этих действий копия может считаться правильной и действительной.

При оформлении подработки, вам необходимо будет иметь при себе такие документы:

  • паспорт и его копия;
  • документы про образование и их копия;
  • копия трудовой книжки – в случае, если работа может быть несовместима с основным видом деятельности;
  • справка из основной работы;

Перечень документов для иностранных граждан

Форма договора найма зависит от статуса иностранного работника. Выделяют три формы:

  • те, кто пребывает в стране временно по работе;
  • те, кто проживает в стране временно;
  • те, кто постоянно проживает в стране;

Легче всего принимать на работу человека, который проживает в стране постоянно. Единственное отличие приема их от обычного гражданина РФ заключается в запросе вида на жительство, который обычно выдается на 5 лет, но в последующем может быть продлен.

Также, данные субъекты могут работать без разрешения на работу, но обязательно должны найти работу в регионе, где имеют вид на жительство. Иначе, законных оснований на работу они не имеют.

Прием на работу несовершеннолетних

Перечень документов для несовершеннолетних зависит от их возраста. Так, если ребенку исполнилось 16 лет, он должен дать такие же документы, как и взрослый. В 15 лет – те же документы, плюс справка подтверждающая, что он уже окончил школу, либо его работа не мешает школьным занятиям.

В 14 же лет все обстоит немного иначе. Так как в этом возрасте ребенок является все еще школьником, то требуется согласие одного из родителей или органа опеки на то, что школьник имеет право работать.

Тема 2. Перечни документов

Как уже отмечалось, первым этапом экспертизы ценности документов в организации является разработка номенклатуры дел. Именно в номенклатуре обозначаются сроки хранения документов. Основанием для определения сроков хранения дел при разработке номенклатур являются перечни. Непосредственно к перечням прибегают и в том случае, если в организации возникает необходимость в проведении экспертизы ценности документов, но номенклатура дел отсутствует.

Перечни документов – это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий (далее – организаций), содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, приём которых на государственное, муниципальное хранение обязателен. Современную систему перечней составляют:

-перечни документов с указанием сроков хранения;

-перечни документов постоянного срока хранения;

-перечни документов постоянного и временного хранения.

К числу перечней документов с указанием сроков хранения относятся типовые, ведомственные и примерные перечни.

В состав типовых перечней включены типовые документы. Наличие таких документов характерно для всех организаций, так как все они в ходе своей деятельности выполняют ряд аналогичных функций: распорядительных, контроля, планирования, финансирования, кадрового обеспечения и др. В деятельности организаций, занимающихся научно-технической и производственной деятельностью, так же образуются аналогичные документы при осуществлении ими научно-исследовательской деятельности, разработки технологических процессов, строительства, охраны объектов интеллектуальной собственности, охраны окружающей природной среды, проектирования и создания автоматизированных систем научно-технического и производственного назначения и др. Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения в соответствии с ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (М., 2004) утверждаются Росархивом.

Необходимо уяснить, что типовые перечни предназначены для использования в качестве основных нормативных документов при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций, в том числе негосударственных.

В настоящее время действуют следующие типовые перечни с указанием сроков хранения документов:

-Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов (М., 1989) – применительно к управленческим документам, созданным по 2021 г. включительно, действует первая часть этого перечня;

-Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) – применительно к управленческим документам, образовавшимся с 2021 г.;

-Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2008).

Ведомственные перечни – это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий (далее – организаций) одного ведомства, одной отраслевой системы. В состав подобных перечней включаются и типовые документы, отражающие типовые функции, и специфическая документация, наличие которой характерно только для данной отраслевой системы. Ведомственные перечни разрабатываются федеральными органами исполнительной власти, согласовываются с Росархивом, утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти. В качестве примера таких перечней можно привести:

-Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения (М., 1999);

-Перечень документов, образующихся в деятельности Государственной думы Федерального собрания РФ (М., 1999);

-Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка РФ, с указанием сроков хранения (М., 2000) и др.

Примерные перечни по сути являются методическими пособиями при проведении экспертизы ценности документов. Они разрабатываются для групп однородных организаций, а также для больших по объёму фондов. К числу примерных перечней относятся:

-Перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000);

-Примерный перечень управленческих документов негосударственных коммерческих организаций (включен в состав справочного пособия «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ, производственных кооперативов» (М., 1996).

Перечни документов постоянного срока хранения предназначены в основном для работников архивов, однако их можно использовать и на стадии разработки номенклатур, и на стадии отбора документов для сдачи в архив организации.

Примером перечней постоянного срока хранения являются:

— Перечень документов, подлежащих приёму в государственные архивы СССР (М., 1973);

-Перечень научно-технической документации, подлежащей приёму в государственные архивы России (М., 1998).

Перечни документов постоянного и временного хранения представляют собой новый тип перечней, появившийся в 1990-е гг. В их состав включены документы постоянного и временного срока хранения, но последние не дифференцированы по срокам хранения и обозначены «тяготеющими» к постоянному сроку хранения. Судьба этих документов в каждом конкретном случае должна решаться в ходе экспертизы их ценности. К таким перечням относятся, например:

-Примерный перечень документов постоянных и долговременных сроков хранения, образующихся в деятельности районных и городских узлов технических связей (Омск, 1998);

-Примерный перечень управленческих документов негосударственных организаций, которые могут быть приняты на хранение в государственные или муниципальные архивы (включен в состав методических рекомендаций ВНИИДАД «Отбор на хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических-хозяйственных структур» (М.,1997).

Таким образом, для определения сроков хранения документов, находящихся на стадии делопроизводства или архивного хранения, специалистами разработана система перечней. Вместе с тем, следует иметь в виду, что работа над созданием и совершенствованием перечней всегда обусловлена изменениями, происходящими вследствие административных реформ, совершенствования технологий в различных сферах, появления новых направлений деятельности, отраслей и т. д. Сегодня в работе над перечнями в качестве главных задач необходимо выделить следующие:

-внести необходимые дополнения в Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения 2021 г.;

-осуществить доработку Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения 2021 г.;

-добиться наличия согласованных с Росархивом и утверждённых в установленном порядке перечней с указанием сроков хранения всех отраслевых управленческих систем.

Выделяя перечни в качестве основополагающих нормативных и методических актов для проведения экспертизы ценности документов, нужно иметь в виду, что сроки хранения отдельных категорий документов в некоторых случаях могут быть прописаны в других нормативных документах, законодательных актах. Так, в ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ прописано, что сроки хранения их документов устанавливаются федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг. Таким органом сначала являлась Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг (ныне – Федеральная служба по финансовым рынкам), которая в 2021 г. утвердила «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», в котором перечислены документы постоянного срока хранения, а для остальных документов определено, что они должны храниться в соответствии с Перечнем типовых документов…2000 г.

Контрольные вопросы

1.Для каких целей составляются перечни документов?

2.Какие виды перечней составляют современную систему перечней?

3.Назовите виды перечней с указанием сроков хранения.

4.Назовите типовые перечни, действующие в настоящее время.

5.Чем отличается типовой перечень с указанием сроков хранения документов от ведомственного?

6.Кем утверждаются типовые перечни?

7.Кем разрабатываются, с кем согласовываются и кем утверждаются ведомственные перечни?

8.Приведите пример перечня документов постоянного срока хранения.

9.Какими нормативными актами кроме перечней устанавливаются сроки хранения документов?

Документы организации: собираем и храним

За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих. И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью. Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят.

Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию всех необходимых документов или поручить эту проверки специалистам:

Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2021 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Минкульта РФ от 25 августа 2021 г. N 558, состоит он из 12 разделов и содержит 2021 пункта.

Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем вам сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП.

Регистрационные документы организации и ИП

Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:

  1. Устав общества с ограниченной ответственностью. На сегодняшний день это единственный учредительный документ для ООО. Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
  2. Протокол общего собрания учредителей или решение единственного участника о создании ООО. Тут все понятно – этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица.
  3. Список участников ООО. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
  4. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя.
  5. Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
  6. Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). С июля 2021 года подтверждением государственной регистрации является лист записи в ЕГРЮЛ (или в ЕГРИП). Ранее этот документ назывался Свидетельством о внесении записи. Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
  7. Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата. Найти свои коды статистики вы можете и с нашей помощью. Просто распечатываете страницу с сайта с вашими кодами. Банки такой документ тоже принимают, но по желанию вы можете получить и официальный документ с печатью региональных органов статистики.

Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

При открытии банковского счета банк потребует от клиента – организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением юридического адреса организации могут быть следующие документы (по выбору):

  • Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
  • Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
  • Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.

Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.

Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности

Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб:

  • Лицензии для лицензируемых видов деятельности;
  • Допуски СРО (для строительных компаний);
  • Подтверждение того, что вы подали уведомление о начале деятельности (в случаях, указанных в статье 8 закона № 294-ФЗ от 26.12.08);
  • Разрешения от СЭС и Госпождназора (для магазинов, учреждений общепита и гостиниц);
  • Сертификаты, выданные на вашу продукцию или услуги и т.д.

Учетные и отчетные документы организации и ИП

Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать в этой статье. Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП). Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.

К бухгалтерским документам организации относят:

  • Регистры бухгалтерского  учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные  ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.);
  • Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
  • Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
  • Учетная политика;
  • Переписка по вопросам бухгалтерского учета.

К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:

  • Налоговые декларации;
  • Книги учета доходов и расходов;
  • Счета-фактуры;
  • Книги покупок и книги продаж;
  • Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
  • Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.

Первичные документы фиксируют факт хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерского и налогового учета:

  • Кассовые документы и книги;
  • Банковские документы;
  • Ордера, табели;
  • Накладные;
  • Авансовые отчеты;
  • Акты о приеме-сдаче имущества и услуг;
  • Акты о списании ТМЦ;
  • Квитанции и др.

Договоры и документы, подтверждающие их исполнение:

  • Договоры, соглашения, контракты, счет-договоры;
  • Протоколы разногласий по договорам;
  • Переписка, расчеты, справки, заключения к договорам и соглашениям;
  • Паспорт сделки;
  • Договоры о материальной ответственности;
  • Переписка о дебиторской/кредиторской задолженности;
  • Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).

Документы по контрольно-кассовой технике:

  • Паспорт кассового аппарата;
  • Карточка регистрации ККТ;
  • Журнал кассира операциониста;
  • Договор на обслуживание с ЦТО;
  • Использованные контрольные ленты;
  • Накопители фискальной памяти и др.

Кадровые документы организации и ИП

Кадровые документы находятся под особым вниманием налоговых органов, фондов (ПФР, ФОМС, ФСС) и трудовой инспекции (ГИТ). ИП-работодатели в отношении ведения кадровой документации имеют те же обязанности, что и работодатели-организации.

Приводим перечень кадровых документов организации и ИП, которые должен иметь каждый работодатель.

  1. Правила внутреннего распорядка
  2. Положение о защите персональных данных работников
  3. Штатное расписание
  4. Трудовой договор с каждым работником
  5. Личная карточка работника (форма Т-2)
  6. Трудовые книжки работников (если работник оформлен по основному месту работы)
  7. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  8. Все документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты и других выплат работникам
  9. Инструкции по охране труда по должностям (профессиям)
  10. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
  11. Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)
  12. График отпусков
  13. Приказы и распоряжения руководителя по личному составу
  14. Должностные инструкции по каждой должности (если в договоре есть ссылка на инструкцию)
  15. Положение об оплате труда и премировании работников (если это не прописано в договоре)
  16. Положение об аттестации работников (если аттестация проводится)
  17. Положение о коммерческой тайне (если есть такое условие в договоре)
  18. Договор о полной материальной ответственности (не для всех работников)
  19. График сменности (при наличии сменной работы)
  20. Коллективный договор (если такой договор заключен)
  21. Документы об аттестации или оценке условий труда рабочих мест
  22. Документы об охране труда
  23. Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Сроки хранения документов организации и ИП

Обычно хранением документов занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь. Хорошо, когда работников несколько, и можно поручить ведение и хранение всей этой документации кому-то из них.

И все же, даже если же бизнес небольшой, а собственнику недосуг уделять этому вопросу много времени, задуматься о сохранности документов надо. Приводим сроки хранения основных групп документов организации и ИП (полный список смотрите в Перечне):

ДОКУМЕНТЫ

СРОК ХРАНЕНИЯ

Регистрационные документы

постоянно

Лицензии и сертификаты соответствия

постоянно

Бухгалтерская годовая отчетность

постоянно

Бухгалтерская квартальная отчетность

5 лет

Бухгалтерская месячная отчетность

1 год

Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета

5 лет

Первичные учётные документы, книги и журналы учета

5 лет

Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов

4 года

Налоговые декларации

5 лет

КУДиР для УСН

постоянно

Годовые расчетные ведомости в ФСС

постоянно

Квартальные расчетные ведомости в ФСС

5 лет

Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование

5 лет

Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога)

5 лет

Документы, связанные с ККТ

5 лет

Документы по охране труда

5 лет

Трудовые договоры

75 лет

Личные дела руководителей организации

постоянно

Личные дела работников

75 лет

Личные карточки работников

75 лет

Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме)

3 года

Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства)

до востребования, а невостребованные – 75 лет

Книги, журналы, карточки кадрового учета

75 лет

Где хранить документы организации и ИП?

Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.

Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.

Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.

Ответственность за сохранность документов организации и ИП

Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.

Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.

Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.

Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий – справкой МЧС; затопления – справкой из ЖЭКа и т.д.

Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить. За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды. В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: